Comment devenir plus efficace dans la gestion de vos courriels

Avez-vous l’impression de passer votre temps à lire et à répondre à des courriels au travail? Aussitôt la boîte de réception tombée à zéro, c’est quasi automatique; vous recevez un torrent de nouveaux messages.

L’intensité avec laquelle les gens reçoivent des courriels est parfois difficile à gérer. Même que dans bien des cas, le volume des messages reçus excède le délai prévu pour y répondre. Si vous aussi vous souhaitez réorganiser votre temps de manière plus optimale afin d’arriver à exécuter plus de tâches dans votre journée, lisez la suite.

 

Voici 5 façons pour devenir plus efficace dans la gestion de vos courriels

 

  1. Désabonnez-vous de tout destinateur impertinent

Au fils du temps, on vient qu’à s’abonner à une foule de trucs. Mais la meilleure manière pour éviter d’emplir sa boîte de réception pour aucune raison, c’est de commencer par se désabonner des destinateurs qui ne sont pas pertinents dans votre « day-to-day ». Peut-être l’abonnement à l’infolettre « x » avait lieu d’être il y a quelques mois, mais peut-être aussi, que vous vous rendez compte que ces infolettres ne sont jamais ouvertes et qu’elles finissent toujours à la corbeille. C’est donc simple, avant toute chose; faites UN TRI!

 

  1. Retirez-vous de toutes discussions d’affaires où votre présence n’a pas lieu d’être

Les mises en copies conformes, c’est bien, pour garder le suivi des projets. Cependant, si vous avez l’opportunité de vous retirer des discussions auxquelles vous n’avez pas lieu d’être, SAISISSEZ-LA! Ça vous sauvera de plusieurs courriels que vous ne lisez probablement déjà pas.

 

  1. Gérer vos courriels en ordre de priorité

Même si les 100 nouveaux courriels dans votre boîte de réception vous semblent tout aussi importants les uns que les autres, c’est un signe qu’il est temps pour vous d’y porter attention avec un certain ordre de priorité. Et si vous mettez en archive un message juste en pensant que vous le lirez plus tard, placez-le immédiatement à la corbeille. N’attendez pas à demain ce que vous pouvez faire aujourd’hui. Parce que demain arrivera avec sa tonne de nouveaux messages, et ses nouvelles tâches et vous savez que vous ne prendrez pas plus le temps de le lire et d’y répondre le lendemain. Soyez toujours efficace dans votre tri!

 

  1. Gardez des réponses brèves

Vous répondez à des clients, à des fournisseurs, à votre supérieur ou à votre dirigeant? Arrêtez de vous relire 15 fois et de rédiger des phrases trop parfaites. Parfois, on focalise sur la manière de répondre aux gens, mais l’essentiel du message peut souvent être dit très brièvement. Allez droit au but et évitez de perdre du temps en vous remettant en question sur la composition de votre message.  

 

  1. Passez automatiquement à l’action

Afin d’être le plus optimal possible dans la gestion de vos courriels, il vous faut passer à l’action sur le moment. Vous « cliquez » sur un nouveau message, prenez immédiatement la décision d’y répondre, de l’archiver, de le supprimer, de le placer dans un dossier, etc. Au lieu de simplement l’ouvrir et passez au prochain, prenez une décision sur-le-champ pour ne pas mettre ce courriel en « stand-by ». Vous économiserez ainsi beaucoup plus de temps.

 

En appliquant ces simples trucs, vous serez déjà en mesure d’être plus efficace dans la gestion de vos courriels et ainsi plus productif dans vos journées de travail!

 

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