Pourquoi la gestion de projet devrait être un « must » dans la réalisation de votre site Web?

Confier la réalisation, la refonte et le design de son site web à une agence ou à un pigiste? Une question existentielle à laquelle plusieurs se heurtent dernièrement. Afin de minimiser les coûts et d’augmenter la rapidité d’exécution, les entrepreneurs optent souvent pour la pratique des pigistes. Ils ne visualisent que le résultat final et oublient tout le temps et la gestion que ce processus devrait respecter.

En effet, réaliser un site web prend du temps; du temps de gestion, d’organisation, de rédaction de contenu, de structure, etc. Bref du temps que les entrepreneurs n’ont pas. De façon générale, le pigiste ne prend pas en charge la gestion d’un projet. Son mandat se limite à répondre aux demandes du client et d’assurer une livraison conforme selon les attentes de ce dernier.

Les agences numériques existent pour offrir l’éventail de services connexes accompagnant le client désireux d’améliorer son image de marque dans l’univers numérique; notamment via son site web. L’agence web s’assure d’offrir une gestion de projet complète, adaptée au type de projet du client. Autrement dit, elle accompagne le client au lieu de simplement «livrer la marchandise».

 

Mais qu’est-ce qu’une gestion de projet web? En quoi elle consiste exactement? Comment elle vous fera sauver du temps, alias de l’argent?

Voici un survol des 3 points clés de la pratique de gestion de projet qui vous aidera à déployer votre mandat dans l’efficacité.

 

1. L’émission d’un contrat clair  

Issue de quelques conversations, une proposition est émise par l’agence web au client. Après quelques négociations, si nécessaire, on obtient un consensus. Le contrat devient l’outil de travail du gestionnaire de projet, tout en restant très pratique pour des fins juridiques. Le contrat fait objet des balises à respecter des deux côtés;

  • Une rétrospective du mandat à effectuer;
  • Les rondes de corrections; combien et à quelle étape du projet;
  • La date de livraison du projet.

Le contrat est en soi, l’élément moteur du projet. Selon le budget fixé découle le nombre d’heures disponibles pour chacun des départements (design, intégration et programmation). Afin de viser la rentabilité du projet, tant pour le client que l’agence web, le rôle du gestionnaire de projet devient clé. Il décortique l’entente pour fournir aux départements respectifs les informations nécessaires pour avancer.

Avec les détails présents sur le contrat, déjà la structure du projet se dessine. Le gestionnaire de projet peut commencer la préparation des départements. Vient ensuite une première rencontre, appelée « kick off ». Cette rencontre permet de rassembler autour d’une même table les personnes étroitement liées au projet (client, gestionnaire de projet, intégrateur, designer). On établit lors de cette rencontre le calendrier de travail, la méthodologie des prochaines rencontres, afin de tous s’arrimer vers un but commun, la réalisation du projet!

Cette première étape est cruciale pour démarrer la production efficacement. Le client, comme l’agence, dans la mesure du possible, doivent respecter les tâches attribuées ainsi que l’échéancier préalablement approuvé. De ce « kick off » découlera une économie de temps considérable sur la suite du processus.

 

2. Organiser la structure du projet

La structure que déploie le gestionnaire du projet touchera directement les acteurs, dont notamment le client. Ce dernier sera accompagné dans l’organisation du contenu nécessaire à la réalisation du site; images, URL, textes, etc. Habituellement, lorsque le client est soutenu par l’agence web, il se dégage un sentiment de confiance et de quiétude. C’est de même pour l’autre hémisphère, celle des départements internes dans l’agence. Les équipes de design, d’intégration et de programmation sont en mesure de respecter leur temps de tâches alloué. D’où l’importance des communications, des rencontres, de la réception du matériel et du contenu. Tous ces éléments doivent être coordonnés et transférés de façon spécifique aux équipes de production.

Afin d’assurer une progression constante du projet, un échéancier de travail est proposé par le gestionnaire de projet au client et aux départements concernés. Cette planification permet à toutes les parties de suivre le cheminement et dans certains cas, d’anticiper des situations non souhaitables, de devancer des livraisons, bref, on diminue les effets de surprises!

 

3. Favoriser la communication

Communiquer! Que ce soit fait par écrit, verbalement, par téléphone ou encore par vidéoconférence, plus la communication est limpide et fluide, plus la gestion du projet se mènera à terme dans les délais souhaités. Cette action est primordiale, pour toutes les sphères du projet. Le gestionnaire est le pivot de l’information et la diffuse au travers des unités de travail. Assurer la cohésion entre le client et l’équipe est primordial!

 

Comme l’univers du numérique évolue à une vitesse imprévisible, notre devoir est de rester attentifs aux changements pour assurer un support de mise constant et d’aider le client à respecter son budget tout en atteignant ses cibles. En somme, la gestion de projet est un pilier considérable dans l’architecture de votre projet. Pensez-y! C’est comme une chaise, où le client, le design, l’intégration et la gestion de projet forment un tout. Si une des pattes manque, il est fort possible que la  structure soit chambranlante.

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